Come organizzare un evento?

1: Qual è l'idea?

Riassumi l'idea che sta alla base dell'evento che vorresti organizzare.

Vuoi organizzare un evento? Iniziamo dalle basi: come primo step prova a riassumere l'idea per iscritto con una frase di 5-6 semplici parole, prendendo spunto da una chiacchierata in libertà assieme agli amici, colleghi o partner con cui la vorresti realizzare. 

2: Qual è la squadra giusta?

Cercati un team che abbia delle competenze diverse, per partire al meglio.

Quanta esperienza hai del settore? Quali competenze? Quanto conosci il target e il territorio che vuoi coinvolgere? Tutti questi fattori sono importantissimi, e bisogna avere un team che vada a unirle tutte.

Organizzare un evento da soli in effetti è impossibile, si tratta sempre di un lavoro di squadra: è come girare un film. È quindi fondamentale che nel team ci siano diverse competenze: da quelle comunicative a quelle organizzative, dai creativi agli allestitori, dai commerciali a chi se ne intende di amministrazione e diritto. Se una o più di queste figure mancano, ci si deve rivolgere ad un partner esterno di fiducia.

3: Qual è l'obiettivo?

Definisci bene il pubblico per il tuo evento, così come gli obiettivi principali.

Che cosa vuoi realizzare con la tua idea? Chi è il target che potrebbe essere interessato? E quali obiettivi vuoi raggiungere? Bisogna definire in modo chiaro il pubblico a cui ti rivolgi, anzitutto se professionale o di consumatori finali, e a quale territorio appartiene. Definisci anche gli obiettivi principali, al massimo 3 o 4, quantificati in modo realistico. Così una semplice idea diventa già la bozza di un progetto.

Facciamo un esempio concreto e confrontiamo queste due affermazioni:

1. “Voglio realizzare con amici una fiera per gli appassionati di animali: l’obiettivo è di avere tanti espositori e visitatori da tutta la nostra regione ma anche da fuori, fare utile economici e avere successo nei media!”
2. “Io, Maria, Andrea e Federico vogliamo organizzare una fiera sugli animali domestici da appartamento, organizzandoci in una Cooperativa, collegata all’Unione Cooperative che ci assisterà per la parte fiscale e amministrativa. La fiera si dovrebbe tenere presso i padiglioni di Fiera Bolzano nell’estate del 2022, per il pubblico dei consumatori finali (chi ha o vorrebbe avere un animale domestico) e degli occupati nel settore “pet” (prodotti per la cura degli animali da compagnia) delle province di Bolzano, Trento, Vicenza e Verona, che sono il nostro territorio di riferimento. Puntiamo ad avere 80 espositori e almeno 3.000 visitatori in 3 giorni di evento. Vogliamo arrivare ad un utile netto di 10.000 Euro, una rassegna stampa di almeno 20 pagine e generare almeno 15.000 contatti su Facebook e Instagram.”

La prima affermazione è troppo generica, vaga e indeterminata. Va bene al massimo come spunto di un primo brainstorming, non come base per un progetto. La seconda invece, anche se ancora vaga in diversi punti, è più strutturata e può essere alla base dello sviluppo di un progetto vero.

4: Chi ci può aiutare?

Trova partner e sponsor che potrebbero esserti utili nel finanziamento o nella comunicazione.

Chi potrebbe partecipare al tuo evento come partner o sponsor? Chi ti può aiutare a raggiungere i nostri obiettivi? Che benefici può avere un potenziale partner o sponsor collaborando con te?

I possibili partner e sponsor vanno contattati per verificare il loro interesse al target, una volta che è stata data una risposta alle domande sopra, ovviamente impacchettandoli in una bella presentazione, un video o un pitch. Solo in seguito, se l’interesse della controparte c’è, potrai capire che cosa esattamente può mettere a disposizione del progetto (beni materiali, servizi, denaro) e quale sia la contropartita.

Ricordati: la logica di una partnership deve sempre essere win-win. Si deve realizzare uno "scambio alla pari" fra organizzatori e partner. PS: se vuoi organizzare una fiera, ti conviene trattare ogni espositore come un partner, non solo come un cliente. Alla fine sarà lui o lei a contribuire in modo importante al successo del tuo evento.

5: E gli imprevisti?

Ogni evento è imprevedibile. Sii flessibile e non farti scoraggiare: take it easy.

Quando si realizza un evento, bisogna attenersi al piano organizzativo al 100%? Ha senso discostarsi da quanto previsto, e se sì quanto? In questo caso ti può essere utile il principio filosofico cinese "crossing the river by feeling the stones": un invito a procedere per passi graduali, in modo pragmatico, come si farebbe da un sasso a quello successivo quando si guada un fiume. L’obiettivo finale è il guado, ma se hai fretta di attraversare o al contrario non ti decidi mai a partire, se non valuti bene la solidità dei sassi, se non sei disposto a cambiare strada quando un sasso si rivela malsicuro, difficilmente arriverai in fondo.

Procedendo in questo modo sarà difficile cadere in acqua: se fallisci, non riuscendo ad attraversare il fiume, potrai scegliere se attendere un’altra opportunità al sicuro su una pietra, o se ritornare sui tuoi passi. Nella parte di traversata fatta poi, avrai comunque avuto esperienze utili per il futuro.