Eventorganisation leicht gemacht

1: Was ist die Idee?

Fassen Sie kurz die Idee zusammen, auf die Sie Ihr Event aufbauen möchten.

Möchten Sie eine Veranstaltung organisieren? Beginnen wir bei den Grundlagen: Versuchen Sie in einem ersten Schritt, die Idee schriftlich in einem Satz von 5 bis 6 einfachen Wörtern zusammenzufassen. Lassen Sie sich dabei gern von einem freien Gespräch mit Freunden, Kollegen oder Partnern inspirieren, mit denen Sie das Projekt gerne umsetzen würden.

2: Welches Team brauche ich?

Suchen Sie sich ein Team, das unterschiedliche Kompetenzen hat, um bestmöglich zu starten.

Wie viel Erfahrung haben Sie? Welche Fähigkeiten? Wie gut kennen Sie die Zielgruppe und das Gebiet, das Sie ansprechen wollen? All diese Faktoren sind sehr wichtig und Sie brauchen ein Team, das all diese in sich vereint. 

Eine Veranstaltung alleine zu organisieren ist eigentlich unmöglich, es ist immer eine Teamleistung: Es ist wie beim Filmdreh oder beim Fußball. Deshalb ist es wichtig, dass das Team unterschiedliche Fähigkeiten hat: von der Kommunikation bis zur Organisation, von den Kreativen bis zu den Monteuren, von den Verkäufern bis zu denen, die sich mit Verwaltung und Recht auskennen. Wenn eine oder mehrere dieser Fähigkeiten fehlen, ziehen Sie am besten einen vertrauenswürdigen externer Partner hinzu.

3: Was ist mein Ziel?

Definieren Sie das Publikum für Ihre Veranstaltung ebenso gut wie die Hauptziele.

Was wollen Sie mit Ihrer Idee erreichen? Was ist die richtige Zielgruppe? Und welche Ziele haben Sie? Sie müssen Ihr Zielpublikum klar definieren, vor allem, ob es sich um Fachleute oder Endverbraucher handelt, und auch, welches geographische Gebiet Sie ansprechen möchten. Definieren Sie die Hauptziele, höchstens 3 oder 4, die auf realistische Weise quantifiziert werden sollten. Auf diese Weise wird aus einer einfachen Idee bereits der Entwurf eines Projekts. 

Lassen Sie uns ein konkretes Beispiel machen und diese beiden Aussagen vergleichen: 

1. "Ich möchte mit Freunden eine Messe für Tierfreunde organisieren: das Ziel ist es, viele Aussteller und Besucher aus der ganzen Region, aber auch von außerhalb zu haben, wirtschaftlichen Gewinn zu machen und medial erfolgreich zu sein!"
2. "Ich, Maria, Andreas und Peter wollen eine Messe für Haustiere organisieren, indem wir uns in einer Genossenschaft zusammenschließen - der dazugehörigen Verband wird uns im steuerlichen und administrativen Teil unterstützen. Die Messe soll im Sommer 2022 in der Messe Bozen stattfinden und richtet sich an (potentielle) Haustierhalter in den Provinzen Bozen, Trient, Vicenza und Verona, die unser Referenzgebiet sind. Unser Ziel sind 80 Aussteller und mindestens 3.000 Besucher in 3 Veranstaltungstagen. Wir wollen einen Reingewinn von 10.000 Euro erreichen, einen Pressespiegel von mindestens 20 Seiten und mindestens 15.000 Kontakte auf Facebook und Instagram generieren." 

Die erste Aussage ist zu allgemein und vage. Es eignet sich höchstens als Ausgangspunkt für ein erstes Brainstorming, nicht als Basis für ein Projekt. Das zweite hingegen ist zwar in einigen Punkten noch vage, aber strukturierter und kann die Grundlage für die Entwicklung eines echten Projekts sein.

4: Wer kann helfen?

Finden Sie Partner und Sponsoren, die Ihnen bei der Finanzierung oder Kommunikation Ihres Events helfen.

Wer könnte sich als Partner oder Sponsor an Ihrer Veranstaltung beteiligen? Wer kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen? Welche Vorteile kann ein potenzieller Partner oder Sponsor durch die Zusammenarbeit mit Ihnen haben? 

Mögliche Partner und Sponsoren sollten natürlich zunächst kontaktiert werden, um ihr Interesse an der Zielgruppe zu verifizieren. Verpacken Sie Ihre Ziele und Zielgruppendefinition am besten in eine schöne Präsentation, ein Video oder einen Pitch. Erst danach, wenn das Interesse der Gegenseite vorhanden ist, können Sie gemeinsam überlegen, was genau die Partner für das Projekt zur Verfügung stellen können (Sachgüter, Dienstleistungen, Geld) und was die Gegenleistung ist. 

Denken Sie daran: Die Logik einer Partnerschaft muss immer eine Win-Win-Situation sein. Es muss ein "gleichberechtigter Austausch" zwischen Veranstaltern und Partnern stattfinden. PS: Wenn Sie eine Messe organisieren wollen, ist es besser, jeden Aussteller als Partner zu sehen, nicht nur als Kunden. Schließlich ist er oder sie es, der oder die einen wichtigen Beitrag zum Erfolg Ihrer Veranstaltung leistet.

5: Was wenn's schief geht?

Kein Event ist zu 100% vorhersehbar. Bleiben Sie flexibel und positiv.

Sollten Sie sich bei der Durchführung einer Veranstaltung zu 100 % an den Organisationsplan halten? Macht es Sinn, vom Plan abzuweichen, und wenn ja, wie sehr? 

In diesem Fall kann das chinesische Prinzip "den Fluss überqueren, indem man die Steine ertastet" nützlich sein: eine Aufforderung, in kleinen Schritten vorzugehen, pragmatisch, so wie man sich beim Durchqueren eines Flusses von einem Stein zum nächsten tasten würde. Das Endziel ist das gegenüberliegende Ufer, aber wenn Sie nicht bereit sind, Ihren Weg zu ändern, wenn ein Stein unsicher ist, werden Sie kaum Ihr Ziel erreichen. Bleiben Sie flexibel und machen Sie einen Schritt nach dem anderen - Sie müssen, nur darauf achten, genügend Zeit zu haben, um Ihren Weg gegebenenfalls anzupassen. So wird es schwierig sein, ins Wasser zu fallen. 

Und auch wenn mal was schiefgeht, dann haben Sie in jedem Fall wichtige Erfahrungen für die Zukunft gesammelt. Keep calm & take it easy.