Take it easy!

1: Was ist die Idee?

Fasse kurz die Idee zusammen, auf die du dein Event aufbauen möchtest.

Möchtest du eine Veranstaltung organisieren? Beginnen wir bei den Grundlagen: Versuche in einem ersten Schritt, die Idee schriftlich in einem Satz von 5 bis 6 einfachen Wörtern zusammenzufassen. Lass dich dabei gern von einem freien Gespräch mit Freunden, Kollegen oder Partnern inspirieren, mit denen du das Projekt gerne umsetzen würdest.

2: Welches Team brauche ich?

Such dir ein Team, das unterschiedliche Kompetenzen hat, um bestmöglich zu starten.

Wie viel Erfahrung hast du? Welche Fähigkeiten? Wie gut kennst du die Zielgruppe und das Gebiet, das du ansprechen willst? All diese Faktoren sind sehr wichtig und du brauchst ein Team, das all diese in sich vereint. 

Eine Veranstaltung alleine zu organisieren ist eigentlich unmöglich, es ist immer eine Teamleistung: Es ist wie beim Filmdreh oder beim Fußball. Deshalb ist es wichtig, dass das Team unterschiedliche Fähigkeiten hat: Von der Kommunikation bis zur Organisation, von den Kreativen bis zu den Monteuren, von den Verkäufern bis zu denen, die sich mit Verwaltung und Recht auskennen. Wenn eine oder mehrere dieser Fähigkeiten fehlen, zieh am besten einen vertrauenswürdigen externen Partner hinzu.

3: Was ist mein Ziel?

Definiere das Publikum für deine Veranstaltung ebenso gut wie die Hauptziele.

Was willst du mit deiner Idee erreichen? Was ist die richtige Zielgruppe? Und welche Ziele hast du? Du musst dein Zielpublikum klar definieren, vor allem, ob es sich um Fachleute oder Endverbraucher handelt, und auch, welches geographische Gebiet du ansprechen möchtest. Definiere die Hauptziele, höchstens 3 oder 4, die auf realistische Weise quantifiziert werden sollten. Auf diese Weise wird aus einer einfachen Idee bereits der Entwurf eines Projekts. 

Lass uns ein konkretes Beispiel machen und diese beiden Aussagen vergleichen: 

1. "Ich möchte mit Freunden eine Messe für Tierfreunde organisieren: Das Ziel ist es, viele Aussteller und Besucher aus der ganzen Region, aber auch von außerhalb zu haben, wirtschaftlichen Gewinn zu machen und medial erfolgreich zu sein!"
2. "Ich, Maria, Andreas und Peter wollen eine Messe für Haustiere organisieren, indem wir uns in einer Genossenschaft zusammenschließen - der dazugehörigen Verband wird uns im steuerlichen und administrativen Teil unterstützen. Die Messe soll im Sommer 2022 in der Messe Bozen stattfinden und richtet sich an (potentielle) Haustierhalter in den Provinzen Bozen, Trient, Vicenza und Verona, die unser Referenzgebiet sind. Unser Ziel sind 80 Aussteller und mindestens 3.000 Besucher in 3 Veranstaltungstagen. Wir wollen einen Reingewinn von 10.000 Euro erreichen, einen Pressespiegel von mindestens 20 Seiten und mindestens 15.000 Kontakte auf Facebook und Instagram generieren." 

Die erste Aussage ist zu allgemein und vage. Es eignet sich höchstens als Ausgangspunkt für ein erstes Brainstorming, nicht als Basis für ein Projekt. Das zweite hingegen ist zwar in einigen Punkten noch vage, aber strukturierter und kann die Grundlage für die Entwicklung eines echten Projekts sein.

4: Wer kann helfen?

Finde Partner und Sponsoren, die dir bei der Finanzierung oder Kommunikation deines Events helfen.

Wer könnte sich als Partner oder Sponsor an deiner Veranstaltung beteiligen? Wer kann dir helfen, deine Ziele zu erreichen? Welche Vorteile kann ein potenzieller Partner oder Sponsor durch die Zusammenarbeit mit dir haben?  

Mögliche Partner und Sponsoren sollten natürlich zunächst kontaktiert werden, um ihr Interesse an der Zielgruppe zu verifizieren. Verpacke deine Ziele und Zielgruppendefinition am besten in eine schöne Präsentation, ein Video oder einen Pitch. Erst danach, wenn das Interesse der Gegenseite vorhanden ist, könnt ihr gemeinsam überlegen, was genau die Partner für das Projekt zur Verfügung stellen können (Sachgüter, Dienstleistungen, Geld) und was die Gegenleistung ist. Denk daran: Die Logik einer Partnerschaft muss immer eine Win-Win-Situation sein. Es muss ein "gleichberechtigter Austausch" zwischen Veranstaltern und Partnern stattfinden. 

Bitte beachte: Wenn du eine Messe organisieren willst, ist es besser, jeden Aussteller als Partner zu sehen, nicht nur als Kunden. Schließlich ist er oder sie es, der oder die einen wichtigen Beitrag zum Erfolg deiner Veranstaltung leistet.

5: Was wenn's schief geht?

Kein Event ist zu 100% vorhersehbar. Bleib flexibel und positiv.

Solltest du dich bei der Durchführung einer Veranstaltung zu 100 % an den Organisationsplan halten? Macht es Sinn, vom Plan abzuweichen, und wenn ja, wie sehr? 

In diesem Fall kann das chinesische Prinzip "den Fluss überqueren, indem man die Steine ertastet" nützlich sein: Eine Aufforderung, in kleinen Schritten vorzugehen, pragmatisch, so wie man sich beim Durchqueren eines Flusses von einem Stein zum nächsten tasten würde. Das Endziel ist das gegenüberliegende Ufer, aber wenn du nicht bereit bist, deinen Weg zu ändern, wenn ein Stein unsicher ist, wirst du kaum dein Ziel erreichen. Bleib flexibel und mach einen Schritt nach dem anderen – du musst nur darauf achten, genügend Zeit zu haben, um deinen Weg gegebenenfalls anzupassen. So wird es schwierig sein, ins Wasser zu fallen. 

Und auch wenn mal was schiefgeht, dann hast du jedenfalls wichtige Erfahrungen für die Zukunft gesammelt. Keep calm & take it easy.